Coordonnateur(trice) des baux - Services de tournage commercial et Concierge

ID de la demande d'emploi : 11859  

Type d'emploi : Temporaire à plein temps 

Type de poste : Hybride avec présence hebdomadaire obligatoire 

Emplacement du bureau : Vancouver (BC) 

Exigences relatives aux déplacements : Déplacements non exigés 

Désignation linguistique : Anglais essentiel 

Niveaux de compétence linguistique (lire/écrire/parler) : ZZZ  

Exigence en matière de sécurité: Cote de fiabilité 

Rémunération : Notre échelle salariale se situe entre 59179.49 $ et 62467.24 $ en fonction des qualifications et de l'expérience.

Granville Island est administrée par la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL) au nom du gouvernement du Canada. Sa mission est « d'assurer l'intendance de cet espace public à l'appui d'une expérimentation urbaine et sociale utile, reposant sur des modèles opérationnels et culturels créatifs et diversifiés, de mobiliser les Premières Nations et les collectivités, et d'accueillir les gens du monde entier. »  

À propos du rôle

Joignez‑vous à l’équipe de Granville Island, au poste de Coordonnateur/Coordonnatrice des baux. Dans ce rôle, vous apporterez un soutien pour les contrats de tournage commercial, la numérisation des dossiers de baux, le traitement des baux, la coordination générale des baux, les tâches administratives ainsi que l’appui aux projets spéciaux du service de location. Vos responsabilités incluent répondre à toutes les demandes liées aux tournages commerciaux et aux baux, coordonner la communication avec les intervenants internes et externes, préparer les listes et documents FAQ, effectuer des visites d’espaces, recueillir et examiner les renseignements des locataires potentiels, rédiger les baux et vérifier les données avec l’équipe des finances, maintenir les bases de données et dossiers, et soutenir l’administrateur principal des baux ainsi que le gestionnaire, Location, dans toutes les activités liées aux baux et aux tournages commerciaux à Granville Island.

Il s’agit d’un poste temporaire d’une durée de 13 mois.

Ce que vous ferez :

• agir comme principale personne-ressource pour les demandes de tournages commerciaux, coordonner les visites des lieux, les ententes de location à court terme et assurer une gestion proactive des impacts pour les locataires et les activités du site;

• soutenir le projet de numérisation des baux en organisant, numérisant et validant les dossiers papier afin d’assurer l’exactitude des archives numériques;

• coordonner les approbations rapides pour les événements, activations, pop‑ups et demandes de sous‑locataires, en veillant à la conformité aux baux et aux règles du site;

• préparer la documentation liée aux baux pour signature, incluant les offres de location, les baux, les renouvellements, les modifications, les sous‑locations et les documents de résiliation;

• faire le suivi, la mise à jour et le classement de tous les documents de baux pour les nouveaux et actuels locataires;

• gérer et répondre aux demandes liées à la location reçues par téléphone, courriel, site Web ou en personne, et référer les pistes au besoin;

• maintenir les données des locataires, notamment le suivi des échéances et renouvellements, et soutenir la communication en rédigeant lettres et avis;

• contribuer à des projets spéciaux, tels que la recherche de marché, l’analyse de la composition des locataires et la préparation de nouvelles occasions de location (collecte d’information, brochures, envois courriel, publications Web).

Les compétences que vous devriez posséder :

• une formation postsecondaire en administration, en administration juridique ou dans un programme de délivrance de permis en gestion immobilière;

• au moins 3 ans d’expérience en administration/coordination de baux dans un environnement de gestion immobilière commerciale, ou une expérience comme adjoint(e) juridique ou adjoint(e) de direction;

• d’excellentes compétences en communication orale et écrite, avec la capacité de présenter l’information de façon claire et professionnelle;

• de solides compétences organisationnelles et la capacité démontrée d’accomplir les tâches avec précision, efficacité et autonomie;

• démonstration d’ingéniosité, de pensée critique et de capacité à anticiper les obstacles et agir de manière proactive;

• une connaissance de base des baux, des contrats de tournage et de la documentation liée aux activités de location;

• des excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à interagir avec les locataires et les intervenants avec tact, discrétion, jugement et sensibilité;

• la flexibilité pour répondre aux besoins opérationnels, y compris l’expérience en coordination de demandes à court délai (tournages, événements, sous‑locataires, projets de numérisation) et disponibilité à travailler en soirée ou les fins de semaine au besoin.

Ce serait formidable que vous possédiez aussi ces compétences :

• l’expérience avec Yardi est considérée comme un atout.

Date de fermeture : Ce poste sera affiché jusqu’à ce qu’une candidature soit retenue. 

Notre engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion

Nous sommes déterminés à assurer l’équité en matière d’emploi et encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les anciens combattants et les personnes de tous les groupes raciaux et de toutes les ethnicités, religions, capacités, orientations sexuelles et identités et expressions de genre à poser leur candidature. Nous acceptons également les candidatures de personnes qui ne sont pas canadiennes, mais qui ont le droit de travailler au Canada. 

La SCHL est un milieu de travail inclusif où la diversité de pensée ‒ et des personnes ‒ est reconnue, valorisée et jugée essentielle à la réalisation de notre mission.

Apprenez-en plus sur notre engagement envers la diversité et l’inclusion.

Prochaines étapes après le dépôt de votre candidature 

Nous vous remercions de poser votre candidature; nous sommes conscients que c’est une étape à la fois emballante et intimidante. Apprenez-en plus sur notre processus d’embauche.  Si vous êtes l’une des personnes convoquées à une entrevue ou appelées à passer un test, veuillez nous indiquer si vous avez besoin d'un accommodement. 

Si vous avez déjà posé votre candidature, mais que cette dernière n’a pas été concluante, ne vous en faites pas. Nous affichons toujours de nouveaux postes, alors n’hésitez pas à retenter votre chance. Nous avons hâte de voir quelle sera votre contribution cette fois-ci!