Adjoint administratif principal bilingue (Ottawa ou Montréal)

ID de la demande d'emploi : 10841  

À propos du rôle
Joignez-vous à l’équipe Soutien administratif de la Société en tant qu’Adjoint Administratif Principal. Dans ce rôle, vous offrirez un soutien administratif et assurerez la coordination et la priorisation des besoins opérationnels quotidiens principalement aux bureaux de cadres supérieurs ou de la haute direction. Vous agirez comme premier point de contact et établirez des liens de communication entre tous les secteurs et avec divers niveaux de leadership et de personnel. Vous fournirez de l’information et des affectations en temps opportun, de façon uniforme et efficace aux bureaux du niveau de la haute direction. 
  
Ce poste offre une excellente occasion d’en apprendre plus sur tous les secteurs de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL), d’établir et d’entretenir des relations à l’interne et à l’externe, et de partager des connaissances et des pratiques exemplaires.  
 
Ceci est un poste temporaire d'une durée de 24 mois.

Ce que vous ferez :

• participer à des séances quotidiennes avec les cadres supérieurs en se tenant au courant des enjeux et des priorités afin d’assurer une gestion efficace de la circulation de l’information;  
• surveiller les affectations attribuées par les cadres supérieurs ou en leur nom et assurer le contrôle et l’exécution des travaux en temps opportun;  
• gérer le calendrier des rendez-vous et ajuster les priorités pour répondre aux demandes changeantes, signaler les enjeux nécessitant une action ou une attention immédiate; 
• organiser les exigences logistiques, notamment les dispositions relatives aux déplacements pour les réunions, les évènements et la formation internes et externes;  
• préparer les ordres du jour et les documents des réunions, assister aux réunions de l’équipe de gestion, prendre note des mesures de suivi et surveiller l’état des principaux dossiers et livrables prioritaires;  
• examiner et analyser les documents entrants pour repérer les enjeux pertinents en effectuant des recherches au besoin; assimiler et corréler les informations; prévoir et préparer la documentation, notamment la relecture et la mise en page de présentations PowerPoint et de rapports, la rédaction de correspondance et d’autres communications;  
• surveiller le budget et en faire rapport, gérer les tâches financières administratives générales: comme les demandes d’approvisionnement, les rapports de dépenses et la préparation des divulgations mensuelles sur le Web, les demandes de paiement, la préparation des pièces de journal trimestrielles et des charges à payer.  

 
Les compétences que vous devriez posséder :     

• une éducation postsecondaire/certificat pour un assistant administratif/exécutif ou en gestion de bureau;
• un minimum d'une (1) année d'expérience en soutien à la haute direction;
• d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, aptitudes démontrées pour la communication orale et écrite;  
• un grand souci du détail et niveau de précision élevé;  
• d’excellentes aptitudes organisationnelles et pour la gestion du temps;  
• une capacité de travailler dans un environnement où le rythme de travail est rapide, de gérer des demandes multiples qui sont souvent urgentes et de traiter plusieurs priorités concurrentes;  
• une capacité d’analyser et de résoudre des problème;
• le bilinguisme (français et anglais). 

  
Ce serait formidable que vous possédiez aussi ces compétences : 

• une connaissance des activités, du mandat et des objectifs de la SCHL;  
• une connaissance des finances, de l’approvisionnement et des autres processus, politiques et procédures administratives;  
• une connaissance approfondie de Microsoft Office et des applications Web (Word, Excel, PowerPoint, MS Teams) et une expérience du maintien de l’accès aux systèmes de gestion des documents SharePoint et de leur contrôle.  

 
Date de fermeture : Ce poste sera affiché jusqu’à ce qu’une candidature soit retenue.

Notre engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion

Nous sommes déterminés à assurer l’équité en matière d’emploi et encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les anciens combattants et les personnes de tous les groupes raciaux et de toutes les ethnicités, religions, capacités, orientations sexuelles et identités et expressions de genre à poser leur candidature. Nous acceptons également les candidatures de personnes qui ne sont pas canadiennes, mais qui ont le droit de travailler au Canada. 

La SCHL est un milieu de travail inclusif où la diversité de pensée ‒ et des personnes ‒ est reconnue, valorisée et jugée essentielle à la réalisation de notre mission.

Apprenez-en plus sur notre engagement envers la diversité et l’inclusion.

Prochaines étapes après le dépôt de votre candidature 

Nous vous remercions de poser votre candidature; nous sommes conscients que c’est une étape à la fois emballante et intimidante. Apprenez-en plus sur notre processus d’embauche.  Si vous êtes l’une des personnes convoquées à une entrevue ou appelées à passer un test, veuillez nous indiquer si vous avez besoin d'un accommodement. 

Si vous avez déjà posé votre candidature, mais que cette dernière n’a pas été concluante, ne vous en faites pas. Nous affichons toujours de nouveaux postes, alors n’hésitez pas à retenter votre chance. Nous avons hâte de voir quelle sera votre contribution cette fois-ci!