Adjoint administratif bilingue (Ottawa)

ID de la demande d'emploi : 10742  

À propos du rôle

Joignez-vous à l’équipe de soutien administratif de la société dans le rôle d'Adjoint(e) administrati(ve) bilingue. Dans ce rôle, vous agirez comme premier point de contact et établirez des canaux de communication entre tous les secteurs et avec les différents niveaux de la direction et des membres du personnel. 
 
Ce poste offre une excellente occasion d’en apprendre plus sur tous les secteurs de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL), d’établir et d’entretenir des relations à l’interne et à l’externe, et de partager des connaissances et des pratiques exemplaires.   
 
Ceci est un poste temporaire d’une durée de 24 mois.
  
Ce que vous ferez: 

• planifier les conférences téléphoniques, préparer les documents et les ordres du jour des réunions, assister aux réunions de l’équipe de gestion, prendre note des mesures de suivi et surveiller l’état des livrables; 
• gérer le calendrier de la haute direction, surveiller les boîtes de réception et signaler les problèmes nécessitant une intervention ou une attention immédiate; 
• anticiper et effectuer la préparation de documents, par exemple la correction d’épreuves et la mise en page de présentations PowerPoint, de rapports, de tableaux et de graphiques. Rédiger de la correspondance et d’autres types de communications;  
• prendre en charge les besoins logistiques, y compris les dispositions relatives aux déplacements pour les réunions, les évènements et la formation internes et externes. Fournir des services d’administration budgétaire, y compris le soutien relatif aux demandes de remboursement des frais de déplacement et des dépenses, aux demandes d’approvisionnement, au traitement des factures, à la tenue à jour des budgets de fonctionnement et à la mise à jour des pouvoirs de signer les documents financiers;   
• veiller à conserver les connaissances et informations essentielles conformément aux pratiques de gestion des documents de la Société et aux exigences de sécurité; 
• soutenir les nouveaux membres du personnel en organisant le matériel d’intégration et d’orientation;  
• appuyer l’utilisation des logiciels et des systèmes en fournissant des conseils et des orientations au client ou à l’équipe concernant l’utilisation des applications logicielles de base; 
• tenir à jour les sites SharePoint, les microsites, les canaux MS Teams, les boîtes aux lettres partagées et les listes de diffusion de la division.   

  
Ce serait formidable que vous possédiez aussi ces compétences:

• un diplôme d’études secondaires et une expérience dans un milieu administratif; 
• d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles (tact, jugement, diplomatie, professionnalisme, sensibilité politique); 
• la capacité d’établir et d’entretenir des relations efficaces avec tous les niveaux de direction et tous les employés de la Société; 
• un grand souci du détail et un niveau de précision élevé;  
• le sens de l’organisation : capacité d’évoluer dans un environnement avec un rythme de travail rapide et d’établir des priorités relatives à plusieurs tâches concurrentes; 
• une connaissance approfondie de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint); 
• des aptitudes démontrées pour la communication efficace orale et écrite;
• le bilinguisme (français et anglais). 

 
Ce serait formidable que vous possédiez aussi ces compétences:  

• Un diplôme ou certificat d’études collégiales en administration de bureau ou en gestion de bureau;
• Connaissance des finances, de l’approvisionnement et des autres politiques, procédures et processus administratifs. 

 
Date de fermeture : Ce poste sera affiché jusqu’à ce qu’une candidature soit retenue.

Notre engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion

Nous sommes déterminés à assurer l’équité en matière d’emploi et encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les anciens combattants et les personnes de tous les groupes raciaux et de toutes les ethnicités, religions, capacités, orientations sexuelles et identités et expressions de genre à poser leur candidature. Nous acceptons également les candidatures de personnes qui ne sont pas canadiennes, mais qui ont le droit de travailler au Canada. 

La SCHL est un milieu de travail inclusif où la diversité de pensée ‒ et des personnes ‒ est reconnue, valorisée et jugée essentielle à la réalisation de notre mission.

Apprenez-en plus sur notre engagement envers la diversité et l’inclusion.

Prochaines étapes après le dépôt de votre candidature 

Nous vous remercions de poser votre candidature; nous sommes conscients que c’est une étape à la fois emballante et intimidante. Apprenez-en plus sur notre processus d’embauche.  Si vous êtes l’une des personnes convoquées à une entrevue ou appelées à passer un test, veuillez nous indiquer si vous avez besoin d'un accommodement. 

Si vous avez déjà posé votre candidature, mais que cette dernière n’a pas été concluante, ne vous en faites pas. Nous affichons toujours de nouveaux postes, alors n’hésitez pas à retenter votre chance. Nous avons hâte de voir quelle sera votre contribution cette fois-ci!